Créer et gérer les actions
L'outil « action » pour une meilleure organisation
À quoi sert une action ?
Pour ne rien oublier et rester maître de son temps, le Gestionnaire a la possibilité de créer et de personnaliser des actions. Il peut s’agir d’actions liées aux Agences, paramétrables et que l’on retrouve ensuite dans l’agenda. Il peut aussi s’agir d’événements ponctuels indépendants, de rappels, que le Gestionnaire peut configurer selon ses besoins.
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Pour créer une action liée à une Agence, il suffit de sélectionner une Agence dans la liste d’Agences afin d’ouvrir sa Fiche d’informations. L’onglet « Actions » disponible dans cette fenêtre permet de créer une action qui lui sera associée.
Pour créer une action événement, il suffit au Gestionnaire de consulter la « Liste » d’actions dans la rubrique « Mes actions », puis de cliquer sur « Créer ».
Pour la création d’une nouvelle action, il est nécessaire de remplir un certain nombre de champs, notamment le nom et la description de l’action que le Gestionnaire souhaite créer, ou encore le créneau horaire de réalisation.
Pour être sûr de ne pas manquer un événement programmé, même déconnecté de l’espace client, des paramètres de notification sont disponibles. En effet, lors de la création d’une action, le Gestionnaire peut choisir d’être notifié par SMS ou par e-mail.
Toutes les actions crées sont systématiquement répertoriées dans l’onglet “Liste” afin de pouvoir les retrouver facilement.
Cependant, lorsque le Gestionnaire crée beaucoup d’actions, il peut être difficile pour lui de s’y retrouver. Il peut alors se servir de la barre de recherche multicritères pour affiner sa recherche. Le Gestionnaire peut ainsi trouver une action en fonction :
- du créneau horaire de réalisation de l’action
- de l’association de l’action (événement, courrier/colis, Agence, Utilisateur)
- de l’état de l’action (en attente, en cours, terminée)
- de la conclusion de l’action (positive, négative, indéterminée)
- de mots-clés
Toutes les actions crées restent modifiables ou supprimables à tout moment.
Les actions sont visualisables dans l’outil agenda.
L’agenda est un aide-mémoire permettant de planifier et de prévoir des actions pour les semaines et les mois à venir. Le Gestionnaire gérer son temps de travail au mieux.
Toutes les actions qui sont crées par le Gestionnaire sont détaillées dans cet agenda, et identifiables selon des couleurs personnalisables. Le visuel du planning peut lui aussi être configuré, et ainsi afficher un visuel quotidien, hebdomadaire ou mensuel.
Le Gestionnaire peut également créer une action directement depuis cet agenda. Il lui suffit pour cela de cliquer dessus pour ouvrir une fenêtre de création d’action.
Enfin, le Gestionnaire peut personnaliser son agenda selon ses goûts mais aussi selon ses besoins pour en faire un outil de gestion efficace permettant une organisation optimale.
Il peut ainsi choisir la couleur permettant de renseigner le statut de ses actions ou d’indiquer leur degré d’avancement.
L’agenda Docamee est un outil indispensable pour une organisation sans faille. Les couleurs constituent un repère visuel permettant de renseigner le Gestionnaire sur son emploi du temps et sur le statut de ses actions d’un simple coup d’œil.